Tnąc koszty w firmie często zastanawiamy się jak można szybko i co najważniejsze skutecznie ograniczyć koszty wydruków w firmie.
Sposobów jest kilka i warto się z nimi zapozanać, bo potrafią przynosić oszczędności rzędu 30%, a w niektórych przypadkach więcej.
Zacznijmy jednak od początku, aby zachować chronologię postępowania.
Oszczędności - krok pierwszy.
Zakup czy dzierżawa kserokopiarki?
| Zakup kserokopiarki | Dzierżawa kserokopairki |
| Jednarazowy wydatek (cena kserokopiarki) | Płatność co miesiąc (za wykonane wydruki) |
| Materiały eksploatacyjne we własnym zakresie | Materiały eksploatacyjne w zakresie usługodawcy (poza papierem) |
| Serwis gwarancyjny kserokopairki - zapewnia firma sprzedająca urządzenie | Serwis gwarancyjny kserokopiarki zapewnia usługodawca |
| Serwis pogwarancyjny we własnym zakresie | Serwis pogwarancyjny zapewnia usługodawca |
| Przeglądy pogwarancyjne we własnym zakresie | Przeglądy pogwarancyjne zapewnia usługodawca |
Już tylko z powyższego porównania wynika, że dzierżawa kserokopiarki jest dobrą alternatywą dla jej zakupu. Oszczędzamy tym sposobem na wydrukach już od samego początku (nie musimy wydawać większej kwoty na zakup kserokopiarki) płacąc tylko za wykonane wydruki, a o naszą kserokopiarkę dba i zapewnia materiały eksploatacyjne usługodawca, od którego dzierżawimy kserokopiarkę.
Oszczędności - krok drugi.
Kiedy już nabędziemy kserokopiarkę bez względu na to czy zakupimy czy wydzierżawimy warto od samego początku wprowadzić kilka podstawowych zasad, dzięki którym będziemy w stanie zaoszczędzić na wydrukach w firmie.
W kserokopiarkach mamy możliwość ustawienia podstawowych wydruków tylko w czerni i bieli, dzięki czemu nie będziemy drukować dokumentów kolorowych wtedy, kiedy ich nie potrzebujemy.
To bardzo przydatna opcja w przypadku dzierżawy kserokopiarki gdyż wydruki kolorowe są droższe od czarno-białych a kserokopiarka zlicza ile wykonano miesięcznie wydruków kolorowych i czarno białych. Jeśli kserokopiarka jest własnością firmy tym bardziej warto skorzystać z tej opcji oszczędzając tonery kolorowe droższe od tonera czarnego
Wiadomo nam z doświadczenia, że jeśli coś jest wspólne to tak naprawdę jest niczyje. Przypisując pracownikom prawa dostępu będzie można w bardzo łatwy sposób sprawdzić i zweryfikować kto, jakich, ile kopii wykonał.
Nie sugeruję tutaj tego, że pracownicy mogą być nieuczciwi, a raczej skłaniam się ku przesłance, że każdy pracownik osobiście odpowiedzialny zastanowi się nad tym, czy wydrukować dokument tylko po to, żeby za chwilę wrzucić go do kosza, bo już nie jest mu potrzebny.
Jak w przypadku każdego sprzętu, tak i w przypadku kserokopiarki, będzie ona służyć znacznie dłużej kiedy pracownicy będą o nią dbać na co dzień. To od ludzi zależy ile czasu kserokopiarka będzie służyć. Warto, żeby był w firmie ktoś, kto się kserokopiarką będzie zajmował, wymieniał tonery, zgłaszał awarie. To naprawdę procentuje.
Kserokopiarka się zużywa jak każde urządzenie mechaniczne dlatego w jej eksploatacji przewidziano przeglądy techniczne.
Jeśli zadbasz o przeglądy zgodne z instrukcją obsługi uchroni to Twój portfel przed nieprzewidzianymi kosztami związanymi z awarią kserokopiarki. Technik robiący przegląd na pewno zauważy nieprawidłowości w pracy kserokopiarki lub zużycie elementów. Wymieni je na nowe zapobiegając przyszłym awariom.
Korzystaj ze sprawdzonych materiałów eksploatacyjnych. Najlepiej jeśli są to materiały od producenta kserokopiarki.
Jeśli już musisz korzystać z zamienników, wybieraj te sprawdzone. Oszczędzając na materiałach eksploatacyjnych musisz liczyć się z kosztami naprawy kserokopiarki.
Ta zasada nie obowiązuje kserokopiarek w dzierżawie, ponieważ to usługodawca od którego dzierżawimy kserokopiarkę zapewnia nam materiały eksploatacyjne, oraz usuwa awarie kserokopiarki.
Oszczędności - krok trzeci.
Tak w przypadku zakupu jak i dzierżawy kserokopiarki, warto zadbać o wybór firmy, która ma na rynku urządzeń biurowych ugruntowaną pozycję. Jest w posiadaniu aktualnych certyfikatów producentów kserokopiarek, na naprawy i przeglądy a jej pracownicy biorą udział w szkoleniach prowadzonych przez producentów kserokopiarek.
Szczycimy się tym, że firma Netcan na rynku warszawskim jest jedną z takich firm. Jeśli chcesz kupić kserokopiarkę, lub ją wydzierżawić u sprawdzonego dostawcy zadzwoń do nas, pomożemy w wyborze odpowiedniego dla Ciebie urządzenia, aby oszczędzać na każdym wydruku w przyszłości i ciąć koszty wydruków w firmie.