W każdej firmie czy instytucji nie wyobrażamy sobie pracy bez urządzeń drukujących czy kopiujących. Są to drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, kserokopiarki kolorowe i monochromatyczne. To dzięki nim możemy drukować faktury, umowy czasem ulotki czy foldery reklamowe. Warto przy tym wiedzieć, że koszty związane z drukowaniem możemy ograniczyć do minimum oszczędzając nawet 35% wydawanych na drukowanie środków. Na pytanie jak to zrobić odpowie nam audyt druku.
Zacznijmy jednak od początku.
W całym procesie audytu druku w firmie czy instytucji kluczowe jest określenie podstawowych informacji, aby jak najlepiej dopasować optymalizację drukowania. Na tym etapie trzeba określić:
- Ilość użytkowników korzystających w firmie z urządzeń drukujących.
- Miesięczna ilość wydruków (wszystkich)
- Rodzaje dokumentów drukowanych w firmie lub instytucji
Audyt druku
Krok pierwszy
Na tym etapie audytu niezbędne jest poznanie całkowitych aktualnych kosztów drukowania. Musimy wiedzieć z jakich drukarek czy kopiarek korzysta firma. Następnie konieczne będzie określenie potrzeb firmy - im rzetelniej przeprowadzimy ten krok tym lepszy osiągniemy efekt końcowy. W pierwszej fazie audytu musimy też wykryć i określić miejsca, w których możemy wdrożyć oszczędności przy zachowaniu pełnego komfortu pracy z urządzeniami drukującymi.
Ogólne założenia tego etapu to wdrożenie programu monitorującego, określenie urządzeń drukujących, przypisanie uprawnień poszczególnym użytkownikom łącznie z utworzeniem dla każdego użytkownika kont rozliczeniowych.
Krok drugi
W tym etapie będziemy pozyskiwać niezbędne do optymalizacji druku informacje, miedzy innymi:
- Działanie systemu druku
- Sposób zarządzania systemem druku
- Koszty materiałów eksploatacyjnych
- Koszty pozyskania urządzeń drukujących i kopiujących do firmy
- Koszty serwisu i napraw kopiarek i drukarek
Krok trzeci
Trzeci krok to dokładne określenie potrzeb osób korzystających z systemu druku, ze szczególnym uwzględnieniem wydruków lokalnych niezbędnych do obsługi klientów. Konsultacje z osobą lub grupą osób odpowiedzialnych za system druku i kopiowania oraz określenie funkcjonalności nowego systemu drukowania.
Krok czwarty
Po dokładnym przeanalizowaniu aktualnej sytuacji firmy, oraz potrzeb osób korzystających z systemu drukowania i kopiowania czwartym krokiem jest przygotowanie dokładnego i wyczerpującego raportu z uwzględnieniem:
- Projektu zmian
- Analizy ekonomicznej przed i po wdrożeniu nowego systemu
- Oceny zmian krótko i długo terminowych
- Opłacalności wprowadzanych zmian
Jak widać audyt druku to dogłębna analiza aktualnych warunków i kosztów drukowania oraz przedstawienie zmian wpływających na oszczędności w procesie drukowania i kopiowania w firmie czy instytucji.
Firma Netcan.pl przeprowadza audyty druku i wdraża nowoczesne metody oszczędności, o czym pisaliśmy też w artykule "Dzierżawa kserokopiarek Warszawa" z przedstawieniem konkretnych oszczędności po wprowadzeniu nowego systemu druku. Dokładne informacje na temat audytu druku dla firm i instytucji z Warszawy można uzyskać kontaktując się z nami mailowo lub telefonicznie. Wszystkie niezbędne informacje znajdują się w zakładce kontakt, tam też można wysłać email z zapytaniem.